Règles de gestion essentielles
Ces règles complètent le règlement interne de votre association.
GroupiFlow fournit les outils ; la gouvernance reste entre vos membres.
1. Qui fait quoi ?
- Propriétaire du groupe : celui qui a créé le groupe ; il gère tout, y compris la licence et les co-gestionnaires.
- Co-gestionnaire : invité par e-mail (Gestionnaire ou Superviseur) — les détails sont affichés dans l'app à l'invitation.
- Membre (fiche) : ne se connecte pas ; sa participation est suivie par les gestionnaires.
2. Caisse & validations
- Seules les opérations validées impactent le solde affiché.
- Corrigez une erreur par une opération inverse ou une modification tracée — ne supprimez pas l'historique sans concertation.
- Le journal d'audit enregistre les actions sensibles (qui a fait quoi, quand).
3. Cotisations & retards
- La cotisation par défaut du groupe s'applique aux nouveaux membres ; vous pouvez la personnaliser par membre.
- La couverture annuelle = total payé ÷ cotisation mensuelle (plafonné à 12 mois).
- Un crédit positif = avance ; un retard = mois non couverts selon votre politique interne.
4. Tontine
- L'ordre de passage doit être fixé avant le premier tour.
- Un membre ne peut bénéficier qu'une fois par cycle (sauf règle interne différente).
- Les échanges de place (swap) doivent être validés et restent tracés.
5. Assistances (mode classique)
- Réservées aux groupes classiques (pas en tontine).
- Représentent une sortie de caisse — le solde diminue.
- Peuvent nécessiter une validation selon le montant ou le rôle du gestionnaire.
6. Licence & limites du plan
- Essai : période de découverte avec des limites.
- Expiré : le groupe passe en lecture seule (consultation sans nouvelles saisies).
- Renouvelez avant expiration depuis l'onglet Licence du groupe.
7. Exports & sauvegardes
- Exportez régulièrement une sauvegarde de votre groupe (selon votre formule).
- Ne partagez pas les exports contenant des données personnelles sans accord des membres.
8. Confidentialité & codes support
- Votre code GF-U identifie votre compte auprès du support (pas un mot de passe).
- Le code GF-G identifie un groupe précis.
- Ne communiquez jamais votre mot de passe — le support ne vous le demandera pas.
9. Bonnes pratiques
- Désignez au moins deux gestionnaires de confiance par groupe.
- Exportez régulièrement une sauvegarde de votre groupe.
- Vérifiez les stats mensuellement avec le trésorier du groupe.
- En cas de litige, appuyez-vous sur l'audit + le règlement interne.